Comptabilité & reporting

La comptabilité est le socle de la gestion de toute société luxembourgeoise. Chez Ease Advisory, nous prenons en charge la tenue complète de vos comptes selon le plan comptable normalisé (Lux GAAP) et, lorsque votre activité l'exige, selon les normes IFRS.

Notre objectif est double :

• Garantir la conformité de vos obligations légales ;
• Vous fournir une information financière claire, fiable et exploitable pour piloter votre entreprise.

La tenue de votre comptabilité

Nous assurons l'enregistrement rigoureux de l'ensemble de vos écritures :

• Factures d'achats et de ventes
• Opérations bancaires et mouvements de trésorerie
• Notes de frais

S'y ajoutent le lettrage des comptes, le rapprochement bancaire et le suivi des comptes clients et fournisseurs, afin que votre comptabilité reflète à tout moment la réalité économique de votre société.

Établissement des comptes annuels

À la clôture de l'exercice, nous établissons vos états financiers complets :

• Le bilan
• Le compte de profits et pertes
• L'annexe légale

Nous y intégrons les écritures d'inventaire nécessaires — amortissements, provisions et corrections de valeur — puis nous préparons le dépôt de vos comptes annuels auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) et de la Centrale des bilans, dans le respect des délais légaux.

Qui doit déposer des comptes annuels au Luxembourg ?

Le dépôt des comptes annuels au Registre de commerce et des sociétés s’impose à :

• Toutes les sociétés de capitaux : société anonyme, société à responsabilité limitée, SARL simplifiée, société coopérative, société européenne, société en commandite par actions ;
• Les succursales luxembourgeoises de sociétés étrangères ;
• Les groupements d’intérêt économique ;
• Toutes les associations sans but lucratif et les fondations.

Pour les sociétés de personnes et les commerçants personnes physiques, le dépôt n’est dû que si le chiffre d’affaires annuel hors TVA dépasse 100 000 euros.

Le référentiel comptable, en revanche, n’est pas le même pour tout le monde. La plupart des sociétés commerciales appliquent le plan comptable normalisé, mais en sont notamment dispensées :

• Les sociétés en commandite spéciale, quel que soit leur chiffre d’affaires ;
• Les commerçants personnes physiques et les sociétés de personnes situés sous le seuil de 100 000 euros ;
• Les sociétés de participation financière dont l’activité se limite à la détention de titres.

Nous tranchons ce point dès le début de la mission, car il conditionne toute la procédure de dépôt.

Calendrier : approbation à six mois, dépôt à sept mois

Deux échéances rythment la clôture :

• Six mois après la clôture de l’exercice : approbation des comptes annuels et de l’affectation du résultat par l’assemblée générale des associés ou des actionnaires, selon la forme sociale.
• Sept mois après la clôture : dépôt au Registre de commerce et des sociétés, dans le mois qui suit cette approbation.

Pour un exercice clôturé au 31 décembre, cela revient à une approbation fin juin au plus tard et à un dépôt fin juillet. La mention du dépôt est ensuite publiée au Recueil électronique des sociétés et associations le jour même, ou à une date choisie par le déposant dans une limite de quinze jours.

Un retard a un coût. Le dépôt des données financières dans les délais légaux est facturé 19 euros hors TVA. Passé ce délai, une majoration des frais de dépôt s’applique, calculée à partir de la date de clôture de l’exercice :

• 50 euros lorsque le dépôt intervient dans le huitième mois suivant la clôture ;
• 200 euros entre le neuvième et le onzième mois ;
• 500 euros à compter du douzième mois.

Ces montants s’entendent hors TVA et s’ajoutent aux frais de dépôt habituels. Il s’agit de majorations administratives : les sanctions qui peuvent viser les gérants et administrateurs en cas de défaut persistant relèvent, elles, du droit des sociétés.

eCDF et pièces à joindre au dépôt

Les sociétés soumises au plan comptable normalisé préparent et font valider leurs comptes sur la plateforme étatique de collecte des données financières, eCDF, avant tout dépôt au registre. Le gestionnaire du registre récupère alors automatiquement les données structurées :

• Le bilan
• Le compte de profits et pertes
• Le solde des comptes

Les autres pièces sont jointes séparément au format PDF/A :

• L’annexe
• Le rapport de gestion, lorsqu’il est requis
• Le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes

Les entreprises non soumises au plan comptable normalisé, une SOPARFI par exemple, joignent également leurs comptes annuels sous cette forme. Le dépôt est électronique et suppose un certificat LuxTrust.

Les pièces comptables se conservent dix ans, ou cinq ans en cas de liquidation, sur support papier ou électronique, le lieu de conservation devant se situer au Luxembourg. Nous prenons en charge cette chaîne complète, de la validation eCDF au dépôt et à la récupération des preuves de dépôt.

Petite, moyenne ou grande : pourquoi votre catégorie compte

La catégorie de taille de votre société détermine l’étendue réelle de vos obligations. Le règlement grand-ducal du 25 octobre 2024, qui transpose la directive déléguée (UE) 2023/2775, a relevé les seuils d’environ 25 %. Ils s’appliquent aux exercices ouverts à partir du 1er janvier 2023.

Le classement repose sur le dépassement, ou non, d’au moins deux de ces trois critères. Encore faut-il que la situation se répète pendant deux exercices consécutifs pour produire ses effets : la nouvelle catégorie s’applique alors à l’exercice suivant. Un franchissement isolé ne change donc rien.

L’enjeu est très concret :

• Une petite entreprise est dispensée du contrôle légal des comptes par un réviseur d’entreprises agréé et de l’établissement d’un rapport de gestion.
• Les petites et moyennes entreprises peuvent présenter une annexe abrégée.
• La catégorie des micro-entreprises, prévue par la directive comptable européenne, n’a pas encore été introduite en droit luxembourgeois.

Nous suivons ces indicateurs en cours d’exercice, afin d’anticiper un changement de catégorie plutôt que de le découvrir à la clôture.

Comptabilité analytique et cas particuliers

Au-delà de la comptabilité générale, nous pouvons mettre en place une comptabilité analytique, qu'elle soit imposée par la réglementation propre à votre secteur ou simplement destinée à éclairer vos décisions de gestion.

Nous adaptons également notre approche aux structures spécifiques :

• Les SOPARFI et les sociétés de participation
• Les entités soumises à des obligations de consolidation

Un reporting pour piloter votre activité

Une bonne comptabilité ne se limite pas à satisfaire des obligations : elle doit servir vos décisions. Nous produisons des tableaux de bord adaptés à votre activité afin de vous donner une vision régulière et fiable de votre performance.

• Suivi de trésorerie et prévisions à court et moyen terme
• Analyse des marges et de la rentabilité par activité
• Comparatif budget / réalisé et suivi des écarts
• Situations intermédiaires mensuelles ou trimestrielles

Pour qui ?

Nous accompagnons celles et ceux qui souhaitent déléguer leur comptabilité à un interlocuteur unique, réactif et exigeant :

• Les indépendants
• Les PME
• Les filiales de groupes internationaux

Que vous démarriez votre activité ou que vous gériez une structure établie, nous adaptons notre intervention à votre taille et à la complexité de vos opérations.

Notre méthode

Chaque mission repose sur trois engagements :

• Une lettre de mission qui définit clairement le périmètre de nos prestations et les modalités de collaboration.
• Des honoraires transparents, établis en fonction de la complexité et du volume des opérations à traiter.
• Un interlocuteur dédié et des échanges réguliers tout au long de l'année.

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