La vie d'une société génère de nombreuses formalités juridiques et administratives, souvent chronophages. Chez Ease Advisory, nous prenons en charge ce suivi pour vous permettre de rester concentré sur votre activité, tout en veillant au respect scrupuleux de vos obligations envers le Registre de Commerce et des Sociétés.
Secrétariat juridique
Sans se substituer à l'avocat, nous vous assistons dans les actes juridiques courants de la vie de votre entreprise :
- Préparation et rédaction des assemblées générales ordinaires
- Procès-verbaux de conseils d'administration ou de gérance
- Tenue des registres légaux
- Suivi des mandats sociaux
Formalités et publications
Nous gérons pour vous les formalités auprès du Registre de Commerce et des Sociétés et les publications au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA) :
- Dépôt des comptes annuels
- Changements de gérants ou d'administrateurs
- Transferts de siège
- Modifications statutaires et autres inscriptions obligatoires
Domiciliation et siège social
Nous vous orientons sur les obligations liées au siège social et à la substance de votre société au Luxembourg, et coordonnons les démarches nécessaires pour que votre structure respecte le cadre légal applicable.
Suivi administratif courant
Au-delà des grandes échéances, nous assurons le suivi administratif régulier de votre société :
- Gestion des correspondances officielles
- Respect des délais légaux
- Anticipation des obligations récurrentes, afin d'éviter tout retard ou pénalité
Le calendrier de vos obligations annuelles
Chaque exercice social suit un rythme précis. Nous en assurons le suivi complet, depuis la convocation de l’assemblée générale jusqu’à la publication des comptes, afin qu’aucune échéance ne soit découverte trop tard.
| Étape | Échéance | Ce que nous prenons en charge |
|---|---|---|
| Approbation des comptes annuels | Assemblée générale ordinaire, dans les six mois de la clôture de l’exercice | Convocation, ordre du jour, résolutions et procès-verbal |
| Dépôt au Registre de Commerce et des Sociétés | Dans le mois suivant l’approbation, et au plus tard sept mois après la clôture | Constitution du dossier, dépôt électronique et contrôle de la prise en compte |
| Publication au RESA | À la suite du dépôt | Vérification de la mention publiée et archivage du justificatif |
| Mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs | À chaque changement, dans le mois | Collecte des pièces, dépôt de la déclaration et suivi |
| Renouvellement des mandats sociaux | À l’échéance prévue par les statuts | Alerte en amont, rédaction des résolutions et inscription au RCS |
Le registre des bénéficiaires effectifs
Toute entité immatriculée au Luxembourg doit identifier les personnes physiques qui la contrôlent en dernier ressort et tenir cette information à jour. Nous prenons en charge :
- La collecte des pièces justificatives ;
- La déclaration au registre ;
- La surveillance des événements qui imposent une mise à jour : cession de parts, entrée d’un nouvel associé, changement d’adresse ou renouvellement d’une pièce d’identité.
Modifications statutaires et opérations sur le capital
Chaque opération sur la société suppose un formalisme précis et une chronologie à respecter :
- Changement de dénomination
- Transfert de siège
- Augmentation ou réduction de capital
- Modification de l’objet social
- Transformation ou dissolution
Nous préparons les projets de résolutions, coordonnons le passage devant notaire lorsqu’il est requis, puis assurons les inscriptions et les publications qui en découlent.
Les documents que nous tenons à jour
- Le registre des associés ou des actionnaires nominatifs
- Le registre des procès-verbaux d’assemblées générales
- Le registre des décisions de l’organe de gestion
- Le suivi des mandats : nominations, démissions et renouvellements
- Le dossier permanent : statuts coordonnés, extraits RCS et pièces des dirigeants
Une coordination avec vos autres conseils
Le secrétariat juridique se situe à l’intersection de plusieurs métiers. Nous travaillons en lien direct avec :
- Votre notaire, pour les actes authentiques ;
- Votre avocat, pour les questions contentieuses ou les montages complexes ;
- Votre banque, pour les justificatifs qu’elle réclame.
Vous conservez un interlocuteur unique et nous prenons en charge les échanges.
Comment se déroule la prise en charge
- Un état des lieux de votre dossier au RCS et de vos registres, pour identifier les retards éventuels
- La régularisation des dépôts et inscriptions manquants
- La mise en place d’un calendrier d’échéances partagé
- Le suivi courant, avec une alerte avant chaque échéance
- Un point annuel sur la gouvernance et les mandats en cours
Pourquoi confier ce suivi à un cabinet
Un dépôt tardif au Registre de Commerce et des Sociétés entraîne des frais majorés et laisse une trace consultable par vos partenaires, qui examinent souvent votre dossier avant d’entrer en relation. Déléguer ce suivi, c’est s’assurer que les échéances sont tenues et que l’image renvoyée par votre société reste irréprochable.
Pour qui ?
Nous accompagnons les dirigeants de PME, les holdings et les filiales de groupes qui souhaitent déléguer la gestion de leurs formalités juridiques et administratives à un interlocuteur fiable et réactif.
Questions fréquentes
Quand les comptes annuels doivent-ils être déposés au Registre de Commerce et des Sociétés ?
Les comptes annuels sont approuvés par l’assemblée générale ordinaire dans les six mois de la clôture de l’exercice, puis déposés au RCS dans le mois qui suit cette approbation, et au plus tard sept mois après la clôture. Un dépôt tardif entraîne des frais de dépôt majorés.
Le secrétariat juridique remplace-t-il un avocat ou un notaire ?
Non. Nous prenons en charge les actes courants de la vie sociale : assemblées générales ordinaires, procès-verbaux, tenue des registres, formalités et publications. Les actes authentiques relèvent du notaire, et les questions contentieuses ou les montages complexes relèvent de l’avocat, avec lesquels nous travaillons directement.
Qu’est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs et qui doit y figurer ?
Toute entité immatriculée au Luxembourg doit y déclarer les personnes physiques qui la contrôlent en dernier ressort et tenir cette information à jour. Chaque changement doit être déclaré dans le mois qui suit.
Que se passe-t-il si des formalités ont été oubliées les années précédentes ?
Nous commençons par un état des lieux de votre dossier au RCS, puis nous régularisons les dépôts et les inscriptions manquants avant de mettre en place un calendrier de suivi. Une régularisation est presque toujours possible.
Faut-il un acte notarié pour chaque modification ?
Non. Les modifications des statuts requièrent un acte notarié, mais de nombreuses décisions se traitent par simple décision sociale suivie d’un dépôt au RCS : nomination ou démission d’un gérant, renouvellement d’un mandat, ou transfert de siège lorsque les statuts le permettent.
Combien de temps prend la mise en place du suivi ?
L’état des lieux demande en général une à deux semaines à compter de la réception de vos documents. Les éventuelles régularisations dépendent ensuite du nombre d’exercices concernés, et nous vous en communiquons le calendrier après le diagnostic.
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Décrivez-nous votre situation en quelques lignes : nous vous adressons une proposition claire, sans frais cachés. Réponse sous 48 heures ouvrées, premier échange gratuit et sans engagement.
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